SharePoint Alternative: modernes Mitarbeiterportal statt komplexem Intranet
Wenn ein bestehendes SharePoint-Intranet im Alltag nur noch eingeschränkt genutzt wird, Inhalte schwer zu pflegen sind oder wichtige Prozesse über zusätzliche Einzellösungen laufen, lohnt sich der Blick auf eine spezialisierte SharePoint Alternative für die interne Kommunikation. Corporate Portal ist eine modulare Mitarbeiterportal- und Social-Intranet-Lösung aus Deutschland. Die Plattform bündelt Kommunikation, Wissen, Mitarbeiterinformationen und wiederkehrende interne Prozesse an einem zentralen Ort.
Warum Unternehmen nach einer SharePoint Alternative suchen
SharePoint ist eine leistungsfähige Microsoft-Plattform für Zusammenarbeit, Inhalte, Dokumente und Intranet-Szenarien. Microsoft selbst beschreibt SharePoint als Grundlage für moderne Intranet-Sites und empfiehlt bei der Planung unter anderem Zielgruppen, Governance und vorhandene Inhalte systematisch zu berücksichtigen. Für Unternehmen, die jedoch vor allem eine einfach bedienbare Plattform für Mitarbeiterkommunikation und zentrale interne Services suchen, kann eine eigenständige Mitarbeiterportal-Lösung sinnvoll sein.
Besonders aktuell ist das Thema für Betreiber älterer Server-Versionen: Der erweiterte Support für SharePoint Server 2010 endete bereits 2021, für SharePoint Server 2013 im Jahr 2023 und für SharePoint Server 2016 sowie 2019 am 14. Juli 2026. Unternehmen mit solchen Installationen sollten deshalb nicht nur ein technisches Versionsupgrade prüfen, sondern auch die grundsätzliche Frage stellen, welche Plattform ihre heutigen Anforderungen am besten erfüllt.
Offizielle Quellen: Microsoft: SharePoint-Intranet planen, SharePoint Server 2010 Lifecycle, SharePoint Server 2013 Lifecycle, SharePoint Server 2016 Lifecycle und SharePoint Server 2019 Lifecycle.
Wann lohnt es sich, SharePoint als Intranet abzulösen?
Inhalte sind schwer zu pflegen
News, Seiten oder interne Informationen lassen sich nur mit zusätzlichem Know-how veröffentlichen und Änderungen benötigen unnötig viel Zeit.
Zu viele Einzellösungen
Anmeldungen, Pflichtunterweisungen, Kantinenbestellungen, Umfragen oder Onboarding laufen über unterschiedliche Werkzeuge und Listen.
Informationen werden nicht gefunden
Dokumente, Ansprechpartner oder Wissensinhalte liegen verteilt und Mitarbeitende müssen mehrere Ablagen durchsuchen.
Mobile Teams werden schlecht erreicht
Wenn interne Informationen hauptsächlich aus dem Firmennetz erreichbar sind, entstehen Lücken bei mobilen oder dezentral arbeitenden Teams.
Das Intranet wird kaum genutzt
Eine veraltete Nutzerführung oder fehlende Interaktion führt dazu, dass Mitarbeitende das Intranet nur selten als täglichen Einstiegspunkt verwenden.
Alte Server-Versionen laufen aus
Ein anstehender Plattformwechsel ist ein guter Zeitpunkt, nicht nur die Technik, sondern auch Informationsarchitektur und Prozesse neu zu bewerten.
SharePoint oder Mitarbeiterportal: Wo liegt der Unterschied?
Eine SharePoint Intranet Alternative sollte nicht einfach dieselben Seiten in einer anderen Oberfläche nachbauen. Sinnvoller ist es, vom tatsächlichen Arbeitsalltag auszugehen: Welche Informationen werden täglich gesucht? Welche Aufgaben wiederholen sich? Welche Inhalte müssen bestimmte Zielgruppen erreichen? Und welche Prozesse sollen Mitarbeitende selbst erledigen können?
| Anforderung | SharePoint | Corporate Portal als SharePoint-Alternative |
|---|---|---|
| Unternehmensnews | Über SharePoint-Seiten und News-Funktionen möglich. | Als zentraler Bestandteil des Portals mit klarer Ausrichtung auf interne Kommunikation. Mehr zu Unternehmensnews. |
| Mitarbeiterverzeichnis | Über Microsoft-365-/SharePoint-Funktionen oder individuelle Lösungen abbildbar. | Zentrales Mitarbeiterverzeichnis mit strukturierten Profilinformationen. |
| Wissen und Dokumente | Starke Dokumenten- und Inhaltsfunktionen. | Wissensdatenbank und Dokumentenmanagement als leicht zugängliche Portalmodule. |
| Onboarding | Über Seiten, Listen, Workflows und weitere Microsoft-Dienste konfigurierbar. | Eigenes Modul für digitales Onboarding. |
| Veranstaltungen & Pflichtunterweisungen | Je nach Anforderung über Kalender, Listen, Forms, Power Automate oder individuelle Lösungen. | Zentrale Event- und Terminbuchung für Veranstaltungen, interne Termine und Pflichtunterweisungen mit Anmeldung und organisatorischer Übersicht. |
| Social Intranet | Kann mit Microsoft-365-Komponenten aufgebaut und erweitert werden. | Social-Intranet-Funktionen wie Kommentare, Gruppen, Diskussionen und Umfragen direkt im Portal. |
| Kantinenbestellung | In der Regel individueller Prozess oder zusätzliche Anwendung. | Kantinen- und Menüplan als integrierbares Portalmodul. |
| Benutzerverwaltung | Tief in Microsoft 365 und Entra ID integriert. | Anbindung an Microsoft Entra ID möglich. Mehr zur Entra-ID-Integration. |
So kann die Ablösung eines bestehenden SharePoint-Intranets ablaufen
1. Bestehendes Intranet analysieren
Welche Seiten, Dokumente, Listen und Prozesse werden tatsächlich genutzt? Welche Bereiche sind veraltet oder redundant? Diese Bestandsaufnahme verhindert, dass unnötige Strukturen einfach übernommen werden.
2. Anforderungen priorisieren
Kommunikation, Mitarbeiterverzeichnis, Wissen, Dokumente, Onboarding, Veranstaltungen und weitere Module werden nach ihrem Nutzen priorisiert. Einen Überblick bietet unsere Seite Funktionen & Module.
3. Informationsarchitektur neu aufbauen
Navigation, Rollen, Kategorien und Zielgruppen werden nicht aus dem Altsystem kopiert, sondern für den neuen digitalen Einstiegspunkt strukturiert.
4. Benutzer und SSO anbinden
Bestehende Benutzerstrukturen können über Microsoft Entra ID eingebunden werden. So lässt sich die Benutzerpflege zentralisieren und Single Sign-on realisieren.
5. Relevante Inhalte übernehmen
Aktuelle Inhalte und Dokumente werden strukturiert in die neue Umgebung überführt. Der konkrete Migrationsweg hängt vom vorhandenen SharePoint-Aufbau, Datenumfang und gewünschten Zielsystem ab.
6. Test, Schulung und Einführung
Vor dem Rollout werden Funktionen, Rollen und Inhalte getestet. Anschließend werden Administratoren und Redakteure für die tägliche Pflege geschult.
Praxisbeispiel: SharePoint 2010 durch ein Mitarbeiterportal ersetzt
Wie eine solche Modernisierung konkret aussehen kann, zeigt unsere anonymisierte Mitarbeiterportal-Fallstudie aus dem Gesundheitswesen. In diesem Projekt ersetzte Corporate Portal eine ältere SharePoint-2010-Umgebung bei einem systemrelevanten Unternehmen mit mehr als 600 Mitarbeitenden und zwei Standorten durch ein modernes Mitarbeiterportal.
Ausgangspunkte waren unter anderem ein veraltetes Mitarbeiterverzeichnis, interne Informationen, die nur über das bestehende Intranet zugänglich waren, aufwendige Anmeldeprozesse für Pflichtunterweisungen sowie fehlende zentrale Strukturen für Wissen, Onboarding und weitere Mitarbeiter-Services. Mehr zur dafür eingesetzten Funktion finden Sie unter Event- und Terminbuchung im Mitarbeiterportal.
Im neuen Portal wurden unter anderem News, Mitarbeiterverzeichnis, Veranstaltungen und Pflichtunterweisungen, Wissensdatenbank, Dokumentenmanagement, digitales Onboarding, Kantinenbestellung, Umfragen und Social-Intranet-Funktionen zentral zusammengeführt. Die Benutzerverwaltung wurde mit Microsoft Entra ID verbunden.
Welche Funktionen sollte eine moderne SharePoint Alternative bieten?
Wenn SharePoint nicht nur technisch ersetzt, sondern das Intranet insgesamt modernisiert werden soll, sollte die neue Plattform mehr als reine Dokumentenablage bieten. Je nach Unternehmen sind insbesondere folgende Bausteine relevant:
- Unternehmensnews und interne Mitteilungen
- Mitarbeiterverzeichnis und Mitarbeiterprofile
- Wissensdatenbank und zentrale Informationsseiten
- Dokumentenmanagement
- Event- und Terminbuchung für Veranstaltungen, interne Termine und Pflichtunterweisungen
- Digitales Onboarding
- Social Intranet mit Gruppen, Kommentaren und Diskussionen
- Mitarbeiterumfragen
- Kantinen- und Menüplan
- Microsoft-Entra-ID-Anbindung und Single Sign-on
- Rollen- und Berechtigungskonzepte
- Browserbasierter und mobiler Zugriff
Was kostet der Wechsel von SharePoint zu einem Mitarbeiterportal?
Die Kosten einer SharePoint-Ablösung hängen nicht nur von der Zahl der Mitarbeitenden ab. Entscheidend sind vor allem der vorhandene Datenbestand, die Zahl der benötigten Module, die Benutzer- und Rechteverwaltung, gewünschte Schnittstellen, Migration, Design sowie Schulung und Einführung.
Deshalb ist ein sinnvoller Vergleich nicht „SharePoint-Lizenz gegen Portal-Lizenz“, sondern der gesamte Aufwand für Betrieb, Pflege, Anpassungen und wiederkehrende administrative Arbeit. Weitere Orientierung finden Sie auf unserer Seite Intranet-Kosten.
Datenschutz, Hosting und Benutzerrechte beim Plattformwechsel
Bei einem Mitarbeiterportal werden personenbezogene Daten und interne Unternehmensinformationen verarbeitet. Deshalb sollten Hosting, Auftragsverarbeitung, technische und organisatorische Maßnahmen, Rollen, Berechtigungen und Zugriffsschutz bereits in der Auswahlphase berücksichtigt werden.
Für Corporate Portal gehören Hosting in Deutschland, SSL-Verschlüsselung, rollenbasierte Berechtigungen sowie vertragliche und technische Datenschutzmaßnahmen zum Sicherheitskonzept. Ausführliche Informationen finden Sie unter Sicherheit & Datenschutz.
SharePoint vollständig ersetzen oder nur ergänzen?
Eine Entscheidung muss nicht immer „entweder oder“ lauten. SharePoint kann weiterhin dort eingesetzt werden, wo es seine Stärken ausspielt, beispielsweise für bestehende Microsoft-365-nahe Dokumenten- oder Kollaborationsprozesse. Gleichzeitig kann das Corporate Portal Mitarbeiterportal als zentraler Einstiegspunkt dienen und Kommunikation, Wissen sowie interne Services in einer einheitlichen Oberfläche bündeln.
Ob eine vollständige Ablösung oder eine parallele Nutzung sinnvoller ist, hängt von der bestehenden IT-Landschaft ab. In einer Demo können wir gemeinsam prüfen, welche Variante für Ihre Anforderungen geeignet ist.
Häufige Fragen zur SharePoint Alternative
Was ist eine gute Alternative zu SharePoint als Intranet?
Eine geeignete Alternative hängt vom Einsatzzweck ab. Wenn der Schwerpunkt auf interner Kommunikation, Mitarbeiterinformationen, Wissen, Onboarding, Veranstaltungen und wiederkehrenden Mitarbeiter-Services liegt, kann ein spezialisiertes Mitarbeiterportal eine passende Alternative sein.
Kann Corporate Portal SharePoint ersetzen?
Corporate Portal kann SharePoint in typischen Mitarbeiterportal- und Intranet-Szenarien ersetzen. Ob eine vollständige Ablösung sinnvoll ist, hängt jedoch davon ab, welche SharePoint-Funktionen, Dokumentenstrukturen, Workflows und Microsoft-365-Integrationen im Unternehmen tatsächlich genutzt werden.
Muss bei einem Wechsel alles aus SharePoint migriert werden?
Nein. Vor einer Migration sollte geprüft werden, welche Inhalte aktuell, relevant und weiterhin erforderlich sind. Veraltete oder doppelte Inhalte sollten nicht automatisch in die neue Struktur übernommen werden.
Ist eine Anbindung an Microsoft Entra ID möglich?
Ja. Corporate Portal kann an Microsoft Entra ID angebunden werden. Dadurch lassen sich Benutzerinformationen synchronisieren und Single Sign-on umsetzen. Details finden Sie auf unserer Seite zur Entra-ID-Integration.
Ist SharePoint 2019 noch im Support?
Der erweiterte Support für SharePoint Server 2019 endete laut Microsoft am 14. Juli 2026. Dasselbe Enddatum galt für SharePoint Server 2016. Unternehmen mit diesen Server-Versionen sollten ihre weitere Plattformstrategie prüfen.
Wie lange dauert die Einführung einer SharePoint Alternative?
Die Dauer hängt von Umfang, Modulen, Inhalten, Integrationen und Migrationsaufwand ab. In unserer anonymisierten Fallstudie wurde ein Mitarbeiterportal für mehr als 600 Mitarbeitende innerhalb von rund zwei Monaten von der Analyse bis zur Einführung umgesetzt.
Sie möchten SharePoint ablösen oder Ihr Intranet neu aufstellen?
Wir zeigen Ihnen in einer persönlichen Demo, wie Corporate Portal Ihre bestehende SharePoint-Umgebung ergänzen oder in passenden Intranet-Szenarien ablösen kann – und welche Module zu Ihrer IT-Landschaft passen.
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