Mitarbeiterportal Fallstudie für mehr als 600 Mitarbeitende
Diese Mitarbeiterportal Fallstudie zeigt, wie ein systemrelevantes Unternehmen im Gesundheitswesen seine veraltete SharePoint-2010-Umgebung durch ein modernes Mitarbeiterportal ersetzte und interne Kommunikation, Veranstaltungen, Pflichtunterweisungen, Onboarding, Wissen und Kantinenbestellungen zentral zusammenführte.
Aufgrund der besonderen Verantwortung des systemrelevanten Unternehmens werden weder Name noch identifizierende Projektdetails veröffentlicht. Alle Angaben beruhen auf dem real umgesetzten Projekt.
Eine zentrale Plattform für Kommunikation und interne Prozesse
Das Unternehmen beschäftigt mehr als 600 Mitarbeitende an zwei Standorten. Hinzu kommen viele mobile Teams und Beschäftigte im Homeoffice. Die bisherige SharePoint-2010-Umgebung konnte diese Arbeitsweise nur unzureichend unterstützen.
Rahmendaten
- Systemrelevantes Unternehmen im Gesundheitswesen
- Mehr als 600 Mitarbeitende
- Zwei Standorte
- Viele mobile Teams und Homeoffice-Arbeitsplätze
- Vorherige Lösung: SharePoint 2010
- Einführung innerhalb von rund zwei Monaten
Nutzung im Arbeitsalltag
- Rund 20 Unternehmensnews pro Monat
- Rund 90 Veranstaltungen und Unterweisungen pro Jahr
- Bis zu rund 150 Kantinenbestellungen pro Arbeitstag
- Regelmäßige Nutzung für Wissen, Termine und Onboarding
- Kein personenbezogenes Aktivitätstracking
Die Grenzen der bisherigen SharePoint-Umgebung
Die bisherige Lösung war technisch, redaktionell und organisatorisch nicht mehr auf die Anforderungen einer modernen und teilweise mobil arbeitenden Belegschaft ausgerichtet.
Ein digitaler Einstiegspunkt für den gesamten Arbeitsalltag
Ziel war eine Plattform, die Kommunikation, Wissen, Termine und wiederkehrende Prozesse verständlich bündelt und von den internen Teams selbstständig gepflegt werden kann.
Zentraler Zugriff
News, Dokumente, Wissen, Termine und interne Services an einem Ort.
Mobile Erreichbarkeit
Einfacher Zugriff für beide Standorte, mobile Teams und Homeoffice.
Selbstständige Pflege
Klare Rollen für Administratoren, Redakteure und Veranstalter.
Digitale Prozesse
Anmeldungen, Erinnerungen, Kantinenbestellungen und Onboarding ohne Medienbruch.
Aktive Beteiligung
Umfragen, Kommentare, Gruppen und Diskussionen fördern den Austausch.
Sichere Integration
Single Sign-on, Entra-ID-Synchronisierung, Rollenrechte und Hosting in Deutschland.
Die wichtigsten Funktionen des neuen Mitarbeiterportals
Das Portal wurde modular aufgebaut. Dadurch konnten genau die Bereiche umgesetzt werden, die im Unternehmen tatsächlich benötigt werden.
Unternehmensnews und Social Intranet
Unternehmensnews werden zentral veröffentlicht. Kommentare, Gruppen, Diskussionsbereiche, Foren und Umfragen schaffen zusätzliche Möglichkeiten zur Beteiligung. Mehr zu den interaktiven Funktionen finden Sie unter Social Intranet.
Veranstaltungen und Pflichtunterweisungen
Mitarbeitende melden sich digital an, sehen ihre Buchungen und erhalten Erinnerungen. Teilnehmerlisten werden zentral verwaltet; Zertifikate stellt das Qualitätsmanagement nach der Unterweisung aus. Weitere Funktionen finden Sie in der Übersicht Funktionen & Module.
Wissensdatenbank und Dokumentenmanagement
Richtlinien, Anleitungen und Prozesse werden in einer zentralen Wissensdatenbank bereitgestellt. Dokumente lassen sich über das Dokumentenmanagement strukturiert und rollenbasiert verwalten.
Digitales Onboarding von A bis Z
Über das digitale Onboarding lernen neue Mitarbeitende das Unternehmen, interne Abläufe, Ansprechpartner, Dokumente und wichtige Arbeitsprozesse Schritt für Schritt kennen.
Mitarbeiterverzeichnis und Kantinenbestellung
Das Mitarbeiterverzeichnis wird täglich synchronisiert. Über den digitalen Kantinenplan können Bestellungen abgegeben, geändert oder storniert werden.
Von SharePoint 2010 zum neuen Portal in rund zwei Monaten
Analyse und Gespräche
Erfassung der bisherigen Kommunikationswege, Prozesse und Anforderungen.
Sitemap und Informationsarchitektur
Entwicklung einer verständlichen Struktur für News, Wissen, Dokumente, Termine und Services.
Auswahl der Module
Festlegung der benötigten Funktionen.
Technische Einrichtung und Gestaltung
Aufbau des Portals, Entra-ID-Anbindung, Rollenstruktur und visuelle Anpassung.
Inhalte, Tests und Korrekturen
Übernahme und Strukturierung relevanter Inhalte sowie funktionale Prüfung.
Schulung und Übergabe
Schulung von rund zehn Administratoren sowie vier Veranstaltungsverantwortlichen.
Bestehende Microsoft-Infrastruktur sinnvoll weitergenutzt
Das bestehende Active Directory wurde mit Microsoft Entra ID synchronisiert. Neu angelegte oder geänderte Benutzerkonten werden einmal täglich mit dem Portal abgeglichen. Mehr zur technischen Umsetzung erfahren Sie auf der Seite Active Directory & Microsoft Entra ID Integration.
Weitere Informationen zu Hosting, AV-Vertrag, TOMs und rollenbasierten Zugriffen finden Sie unter Sicherheit & Datenschutz im Mitarbeiterportal.
Konkrete Verbesserungen im Arbeitsalltag
Heute profitiert das Unternehmen von:
- einer zentralen Anlaufstelle für Kommunikation, Wissen und Prozesse
- standortunabhängigem Zugriff
- aktuelleren Mitarbeiterdaten
- einfacherer Pflege von Unternehmensnews
- digitaler Organisation von Veranstaltungen und Pflichtunterweisungen
- persönlichen Terminübersichten und Erinnerungen
- digitalisierten Kantinenbestellungen
- einem strukturierten digitalen Onboarding
- aktiverer Beteiligung durch Umfragen, Kommentare, Gruppen und Foren
- weniger Abhängigkeit von SharePoint-Spezialwissen
Beispielhafte Ansichten der eingesetzten Funktionen
Die folgenden Ansichten zeigen zentrale Funktionen des umgesetzten Mitarbeiterportals. Personenbezogene und vertrauliche Inhalte wurden nicht dargestellt.
Häufige Fragen zur Fallstudie
Warum wurde SharePoint 2010 ersetzt?
Die ältere Umgebung war aufwendig zu pflegen, nur eingeschränkt mobil erreichbar und bot keine zentrale Lösung für mehrere wichtige Prozesse.
Wie lange dauerte die Einführung?
Insgesamt rund zwei Monate einschließlich Analyse, Aufbau, Tests und Schulung.
Wie wurde Entra ID angebunden?
Das bestehende Active Directory wurde mit Microsoft Entra ID synchronisiert. Benutzeränderungen werden einmal täglich mit dem Portal abgeglichen.
Welche Funktionen wurden umgesetzt?
Unternehmensnews, Mitarbeiterverzeichnis, Veranstaltungen und Pflichtunterweisungen, Wissensdatenbank, Dokumentenmanagement, digitales Onboarding, Kantinenbestellung, Umfragen und Social-Intranet-Funktionen. Ein Chat wurde nicht eingesetzt.
Wie werden Datenschutz und Sicherheit berücksichtigt?
Hosting in Deutschland, AV-Vertrag, TOMs, SSL-Verschlüsselung und rollenbasierte Zugriffe.
Planen Sie eine ähnliche Ablösung Ihrer Intranet- oder SharePoint-Lösung?
In einer persönlichen Demo zeigen wir Ihnen, wie sich interne Kommunikation, Wissen, Veranstaltungen, Pflichtunterweisungen und organisatorische Prozesse in einem zentralen Mitarbeiterportal abbilden lassen.
Diese Fallstudie beschreibt ein real umgesetztes, anonymisiertes Projekt. Aus Sicherheits- und Vertraulichkeitsgründen werden keine identifizierenden Unternehmensdaten veröffentlicht.
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